Chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais comptée, décortiquée, comptabilisée, facturée…Il devient donc primordial de maîtriser le temps de travail dans une entreprise.

La gestion du temps a un impact majeur sur notre quotidien. Elle joue un rôle sur notre niveau de stress et naturellement sur notre santé, ainsi que sur la réalisation ou non de nos objectifs. 

Une mauvaise gestion de notre temps peut aussi nous amener à douter sur notre capacité de réaliser ou de créer, elle peut donc influer sur notre degré de confiance.

Aujourd’hui la ressource la plus rare et la plus précieuse est loin d’être l’argent comme beaucoup le pense mais bien le temps dont nous disposons.

Dans une entreprise la maîtrise du temps de travail est indispensable parce que le temps perdu ou consacré à des tâches non productives peuvent avoir un impact financier.

Symptômes d’une mauvaise gestion de temps:

La mauvaise gestion du temps est souvent perceptible grâce à un engrenage de différentes choses qui au fil du temps finisse par nous perdre.

Ainsi le fait de procrastiner, d’avoir toujours des retards, de perdre la confiance de vos clients pour ne pas avoir respecté les délais convenus, peuvent nous mener au découragement car nous avons l’impression que nos efforts sont non productifs.

Commettre une erreur n’est pas grave, mais ne pas savoir comment s’en relever ou pire la répéter est problématique. Le système de gestion du temps de travail peut transformer les obstacles du quotidien en occasion d’amélioration. Il se base justement sur la prévention et la résolution d’enjeux de façon structurée et réfléchie.

Comment mieux gérer son temps de travail : 

Il est connu que le plus important au travail c’est d’être efficace. Pour y parvenir facilement, une bonne organisation de travail est de rigueur, tant du point de vue de la gestion du temps de travail que de l’organisation du bureau. 

En effet pour une meilleure gestion du temps de travail, il est hautement conseillé de dresser une TODO LIST en début de journée mais surtout de la faire vivre en établissant des priorités. 

Pour aller plus loin, il faudra planifier 70% de notre temps de travail pour atteindre les objectifs qu’on s’est fixé et les 30% restants les consacrés aux imprévus.

Par contre il ne sert à rien de faire une TODO LIST sans effectuer en aval un bilan d’activités en fin de journée afin d’identifier ce qui a été réalisé et ce qui ne l’était pas, ceci pour nous permettre de comprendre les facteurs bloquants et de nous améliorer.

Il est important aussi d’aménager son espace de travail et de s’accorder des pauses.

Souvent une tâche bloquante peut aussi nous prendre beaucoup de notre temps c’est pourquoi il est conseillé de demander de l’aide des collègues. Il faudra aussi privilégier un travail qualitatif que quantitatif car il ne sert à rien d’abattre un travail colossal alors qu’il n’est pas de qualité.

Prenez aussi le temps d’accomplir chaque objectif l’un après l’autre, pour mieux avancer. En effet, se lancer à exécuter plusieurs tâches à la fois ne nous mènera qu’à nous emmêler les pinceaux. 

Suivez donc votre ordre préétabli dans la todo list et tenez-vous en. La question de comment gérer son temps passe aussi par comment bien le décomposer.

Selon la loi de Pareto, plus on passe du temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche risque de durer dans le temps. Donc il nous faut nous approprier pleinement la tâche, lui allouer un temps de réalisation raisonnable et faire de notre mieux pour atteindre les objectifs fixés.

Bonus : La matrice de d’Eisenhower

Selon Wikipedia : “La matrice d’Eisenhower est un outil d’analyse et de gestion du temps qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance.”

La matrice de d’Eisenhower presented by Volkeno

La stratégie d’Eisenhower pour agir et organiser nos tâches est simple. En utilisant la matrice ci-dessus, nous allons séparer nos tâches selon 4 conditions :

  1. Urgent et important : 

  • UI : ce sont les tâches qu’il faut réaliser en priorité

  1. Important, mais pas urgent : 

  • uI : ce sont les tâches qu’il faut réaliser plus tard en les planifiant ou en les reportant

  1. Urgent, mais pas important :

  • Ui : ce sont les tâches qu’on devrait déléguer à quelqu’un d’autre.

  1. Pas urgent et pas important :

  • ui : ce sont les tâches que vous devriez éliminer.